6 ting, som sikrer, at du får godkendt it-budgettet

[fa icon="calendar"] 05-10-16 10:00 / Skrevet af Thomas Kielgast

 It-budget.jpg

Kæmper du med at få dit it-budget godkendt? Thomas Kielgast, CFO hos GlobalConnect, giver sin bedste råd til, hvordan du med succes kan forberede og præsentere dit it-budget for direktionen.

1 Tal ikke kun om it – tal om forretning

Du skal give ledelsen en fornemmelse af, hvad de (og dermed virksomheden) helt præcis får for pengene. Det handler om, at gøre det klart, at it-investeringerne i sidste ende vil sikre virksomheden indtjening på en anden måde.

Du skal derfor give konkrete og letforståelige eksempler på, hvad du vil gøre, og (meget vigtigt) fremlægge hvilke positive ting, det vil afføde i virksomheden. Det vil ofte være en eller flere af disse:

  1. Bedre produkter, fordi it-optimeringer sikrer en mere effektiv produktionsproces. 

  2. Optimering af interne processer, så der bliver frigjort tid eller ressourcer i visse afdelinger.

  3. Bedre service til kunderne. Sælger I varer online, kan det fx være et bedre betalingsflow, bedre oppetid, mere sikkerhed osv.

Et andet argument i den forbindelse er, at strategiske it-investeringer kan give virksomheden en konkurrencefordel. Her er et godt eksempel, da bankerne i sin tid lavede begyndte transformationen til netbanker for at spare på filialerne. Det viste sig imidlertid, at kunderne langt hellere ville benytte en computer til at gå i banken, og på den måde endte en it-optimering med at optimere både forretningen og kundeoplevelsen.

På samme måde skal du se på it i din egen virksomhed. It skal ikke bare holde forretningen kørende. Du skal se på, hvordan du kan bruge it til at give virksomheden et forspring i forhold til konkurrenterne, således at I får en konkurrencemæssig fordel.

 

2 Hav den langsigtede it-strategi på plads

Hvis du kan vise, at det, du fremlægger, er en del af en langsigtet it-plan, så står du fra starten meget stærkt. Fortæl, hvor den overordnede it-strategi skal føre virksomheden hen (hvis ledelsen ikke allerede ved det), og vis så hvordan det, du skal til at fremlægge, passer ind i den overordnede forretningsstrategi.

Det er lettere for ledelsen at godkende noget, de kan se, ikke bare er en kortsigtet investering. Det er dog meget vigtigt, at du ikke har flere projekter med, end du kan nå implementere i den pågældende projektperioden.

 

 

3 Vær kritisk overfor egne ressourcer, FØR du går til ledelsen

Det handler om ikke at have hellige køer. Med hellige køer menes der, at man ikke er religiøs omkring særlige dele af sin it-afdeling – eksempelvis at man insisterer på at lave alt in house, hvor det ellers ville være mere rentabelt at outsource visse dele. Eller den modsatte, hvor man tro at den hellige gral er at outsource alt.

Det er utroværdigt, hvis ledelsen sidder med en følelse af, at de kan trykker og klemmer lidt hist og her, og så er der stadig flere penge at tage af fra it-afdelingen.

Du skal vise, at du har været rundt i alle hjørner af din afdeling, og optimeret alle steder, hvor der mulighed for det. Og gå ikke stille med det, du har optimeret. Når du går til ledelsen, så vis; vi har gjort det og det, hvilket har givet større fleksibilitet, og derfor kan vi til gengæld skuet op for det og det.

Hvis du viser, du er kritisk overfor egne ressourcer, så viser du også ledelsen, at du både er økonomisk ansvarlig og har lederevner.

 

4 Vær forberedt på de klassiske hv-spørgsmål

Du kan helt sikkert forvente de helt klassiske hv-spørgsmål, når du sidder i den varme stol. Så enten kan du bygge din præsentation op omkring følgende spørgsmål, ellers bør du i hvert fald have svar klar på:

  • Hvor meget koster det?

  • Hvad får vi for det?

  • Hvornår er det klar?

  

5 Kend din målgruppe og tilpas din præsentation derefter

Skal du lave en lækkert visuel præsentation med masser af grafiske fremstillinger eller bare holde dig til et talepapir? Skal du tale i komplicerede it-vendinger eller holde dig til “lægmands”-sprog? Skal du være meget pædagogisk i din tilgang eller have en masse kolde facts på bordet?

Svaret på alle de spørgsmål afhænger af helt af, hvem din målgruppe er – altså hvordan din ledelse er. Tænk over, hvordan du bedst muligt trænger igennem til dem.

Husk på, at det du selv synes er letforståeligt, ikke nødvendigvis er det for andre, som ikke arbejder med it til daglig.

 

6 Vær opdateret på det nyeste omkring it-sikkerhed

Når du går til din ledelse, skal du også vise, at du har styr på de sikkerhedsmæssige aspekter af it og den generelle it-udvikling.

Du skal som it-chef kunne forklare, hvad konsekvenserne er, hvis I ikke følger med opdateringer i forbindelse med f.eks. persondatalovgivningen. Det er ikke sikkert, at din ledelse er inde i reglerne. Derfor er det din opgave at afværge store bøder ved at have styr på det nyeste omkring it-sikkerhed og så formidler vigtigheden af optimeringen til ledelsen.

Og hvor indhenter man så den form for ny viden?

Hvis man har et stærkt netværk, er det altid en god ide at rådføre sig med andre it-chefer og høre, hvad de har gjort sig af tanker. Har man ikke ressourcer i sit eget netværk, kan man eventuelt søge råd i branchens LinkedIn-grupper. Og så er Google selvfølgelig også altid et godt sted at søge informationen.

Det er bare vigtigt, at man danner sin egen holdning til tingene. Hvis du bare henviser til en anden virksomheds forholdsregler uden at omdanne information til noget, der er relevant for jer, så virker det hurtigt uprofessionelt.

 

Opsummering

Inden du fremlægger dit it-budget for ledelsen, så:

  1. Tal ikke kun om it – tal om forretning
  2. Hav den langsigtede it-strategi på plads
  3. Vær kritisk overfor egne ressourcer, FØR du går til ledelsen
  4. Vær forberedt på de klassiske hv-spørgsmål

  5. Kend din målgruppe og tilpas din præsentation derefter

  6. Vær opdateret på det nyeste omkring it-sikkerhed


 Hvis du har styr på alt dette, er der meget gode chancer for, at du kan få godkendt dit it-budget.


Vurder indlæg:


Handler om: It-ledelse, It-strategi


Thomas Kielgast

Skrevet af Thomas Kielgast

Thomas har mange års erfaring inden for økonomistyring og regnskab fra tele-branchen. Thomas bliver bl.a. ansvarlig for at styrke og udvikle styringsredskaber og økonomifunktionerne hos GlobalConnect. Thomas er uddannet cand.oecon. fra Aarhus Universitet.