Tænk genforhandling ind allerede, når du definerer den nye strategi forud for et nyt udbud. Og så skal du ikke mindst tænke i muligheden for en tidlig exit-mulighed mod betaling. Det styrker din forhandlingsposition. Vi har talt med advokat René Thornfeldt fra advokatfirmaet Accura og adm. direktør Søren Peters fra outsourcing-virksomheden T26 Technology A/S om, hvad man særligt skal tænke over ved genforhandling af it-outsourcing-kontrakter.
Opdel kontrakten i mindre, praktiske processer, hvis du vil have reel mulighed for udbud
”Der er to væsentlige parametre som taler afgørende for en løbende konkurrenceudsættelse; teknologien forbedres hele tiden, og prisen falder hele tiden. Manglende genforhandling medfører derfor en ringere og dyrere ydelse end man ellers ville have haft. Uanset om du ender med et leverandørskifte eller ej, ender en kunde, som har konkurrenceudsat sine kontrakter, derfor typisk både klogere og bedre stillet efter en konkurrenceudsættelse end før”, forklarer advokat René Thornfeldt fra Accurra.
Men, at du får skrevet ind i din kontrakt, at du har mulighed for konkurrenceudsættelse, det hjælper dig altså ikke, hvis ikke du har tænkt i, at kontrakten i sin helhed bliver opdelt i mindre processer, der gør det er muligt f.eks. at skifte leverandør eller gavne din forhandlingsposition, hvis benchmarking på pris, kvalitet og lignende faktisk viser sig at danne grobund for at gå i udbud.
René uddyber ”Det er vores erfaring, at det alternativt ikke bliver anvendt, idet omkostning og tid typisk vil æde de fleste besparelser op – især hvis resultatet ikke i sig selv er gjort direkte gennemførligt, men alene danner grundlag for en drøftelse med leverandøren. For at det overhovedet sætter dig en position, hvor du kan forhandle, skal du tænke i den størst mulige opdeling af ydelserne, således at enkeltdele kan pilles ud i en ellers velfungerende leverance. Dette kræver, at samme opdeling af ydelserne gennemføres kontraktuelt, i ydelsesbeskrivelserne og i prisbilaget, ellers bliver retten til delvis opsigelse illusorisk”.
Tænk i at gøre udbudsmaterialet transparent – det er til din fordel
Søren Peters, adm. direktør hos T26 Technology A/S, fortsætter: ”Hvis du sørger for at have opdelt din leverance på en praktisk og håndterbar måde og dit udbudsmateriale er transparent, så har du også mulighed for at få tilbud fra potentielle leverandører, der er sammenlignelige, og som kan give dig nye indsigter i områder af din digitale organisation, som du selv eller den nuværende sourcing-partner måske ikke er opmærksomme på. Et eksempel er ved outsourcing af backup-løsninger, hvor det er vigtigt at tage højde for i hvilken grad data er væsentlige at gemme. Vi kan se, at en dårlig backup-aftale, som ikke bliver revideret jævnligt i forhold til den faktiske brug af data kan koste op til 25 pct. af en organisations serverbudget ifølge vores beregninger, når vi laver tilbud”, forklarer Søren og fortsætter: ”Og lad endelig vær med at hænge jer op i systemer og teknik, der er leverandørafhængigt. Det kan være lige så dræbende for mulighederne for helt eller delvist at skifte leverandør ved utilfredshed med kvalitet eller pris, som en uheldigt formuleret kontrakt”.
Gør dig selv en tjeneste, dan dig det fulde billede af økonomien i it-driften
”Problemet ved outsourcing er ofte, at det kan være svært at stille regnestykket op, så det er sammenligneligt. Når prisen regnes ud for it-driften, sker det ofte på baggrund af de tre store områder: hardware, hoveder og driftsressourcer. Men der er mange mere skjulte omkostninger i driften, som man skal tage med i sine beregninger. Ofte kommer de med i udbuddet i form af krav til sourcing-partnere, bl.a. forsikringer, fysisk sikkerhed og lign. Men det er langt fra altid, at de kommer med i beregningerne for en insourcing-løsning. Og det er ærgerligt, da det ikke giver et retvisende billede af it-driften i organisationen. Og det kan være omkostninger, der måske kan skjule muligheder for at skabe grobund for mere udviklingsarbejde eller driftsoptimering. Og så giver det dig helt konkret mulighed for reel benchmarking af outsourcing-leverandørerne på baggrund af transparent udbudsmateriale”, slutter Søren af.
Om René Thornfeldt, advokat, Accura
René er advokat og økonomiuddannet og leder til dagligt et af landet største IT- og outsourcing-teams hos Accura. Desuden sidder han i bestyrelsen for Danske IT Advokater og har sammen med Accura bl.a. vundet prisen bedste Outsourcing Advokatfirma i Danmark (ILO) tre år i træk.
Om Søren Peters, adm. direktør, T26 Technology A/S – a GlobalConnect company
Adm. direktør i outsourcing-virksomheden T26 Technology A/S, der i dag er en del af infrastruktur-virksomheden GlobalConnect A/S. Søren har 15 års erfaring med outsourcing og hjælper til dagligt både offentlige og private virksomheder med at få deres it-drift effektiviseret og sikret i outsourcing-løsninger, der er tilpasset virksomhederne og de forskelligartede markeder og markedskrav de opererer indenfor.
