I en verden hvor it fylder mere og mere, bliver virksomheders it-strategi også gradvist mere afgørende. Udarbejder du it-strategien korrekt, så sætter den i samarbejde med forretningsstrategien dagsordenen for, hvordan virksomheden skal investere i it-løsninger. Og derudover hjælper den med at reducere omkostninger og effektiviserer arbejdsprocesser. Hvis I altså husker at bruge den!
Vi giver dig her seks trin til udarbejdelsen af en it-strategi, der tager dig fra tanke til målbare resultater.
1. Sikr overensstemmelse med forretningsstrategi
Din it-strategi skal først og fremmest stemme overens med virksomhedens forretningsstrategi. Hvis ikke den gør det, giver den ikke det optimale udbytte.
Derfor er det første, du skal gøre i dit it-strategiarbejde, at fastlægge hvordan strategien skal bidrage til at konkretisere virksomhedens mål.
Find ud af, hvilke mål de forskellige afdelinger i virksomheden har, og gør dig bevidst om, hvilke af disse der er afhængig af it. Det kan f.eks. være automatiseret fakturering i økonomiafdelingen, indførelse af en ny remote backup-løsninger, der kan sikre forretningens skærpede oppetidskrav eller mere gennemgribende it-outsourcing med henblik på at frigive ressourcer til kerneopgaver .
Målene bør være konkretiseret i forretningsstrategien, og det bør derfor også fremgå, hvilke it-systemer det enkelte mål kræver. Klarlægger forretningsstrategien ikke kravene til it, er samtaler med ledere og operationelle medarbejdere en god kilde til viden.
2. Definer systemkrav
Næste trin er det første trin i det egentlige arbejde med it-strategien.
Start med at overveje, hvad der er muligt med de eksisterende it-systemer, og på hvilke område det er nødvendigt at opgradere eller skifte til nyt. Er jeres firewall eksempelvis forældet? Er it-infrastrukturen bygget fordelagtigt op? Har I brug for flere computere? Skal jeres netværksforbindelsen opgraderes?
Igen er viden fra kolleger uden for it-afdelingen en god kilde til in formation. Det er ofte dem, der står med tingene i hænderne, og dermed også dem, der ved, hvor der er af udfordringer, og hvor tingene fungerer.
Spørg dem også om krydsafhængigheder, f.eks. hvor salgsafdelingens systemer er afhængige af økonomiafdelingens systemer. Og om der er noget, de gør manuelt nu, som de mener med fordel kunne automatiseres.
3. Vælg systemer
Når it-behovet i virksomheden er fastlagt, er det tid til at se på, hvilke systemer, der understøtter disse behov, og hvilke leverandører, der udbyder passende løsninger.
Begynd med at lave en liste over, hvilke områder det er særligt vigtigt for jer (sikkerhed, infrastruktur, netværksopgradering eller en fjerde, syvende eller tiende) og stil dem op i prioriteret rækkefølge.
Udover kravene til systemerne skal listen også gøre det klart, hvilke ekstra krav I har til leverandøren, fx om I ønsker en supportordning, om den skal være 24/7, om I har særlige krav til afrapportering og hold dem så endeligt op i forhold til jeres økonomisk råderum, så listen også bliver prioriteret i forhold til økonomi.
Husk samtidig på, at it-strategien ikke kun handler om at vælge de rette systemer. Det handler også om at optimere forretningsprocesserne i virksomheden. Derfor skal den endelige strategi have hele virksomhedens værdikæde for øje. Den skal f.eks. gøre det klart, om der er områder, hvor I internt ikke har den nødvendige viden til at gennemføre planen, og I derfor skal have vejledning fra en eller flere eksterne eksperter.
4. Vælg udbydere (eller gør-det-selv)
Første overvejelse, når I har valgt jeres løsning, er, om I selv kan levere det nødvendige, når det er nødvendigt . Kan I det, er det naturligvis vejen, I bør vælge at gå.
Har I ikke ressourcerne eller kompetencerne til at levere, implementere og vedligeholde de teknologier, som it-strategien kræver, laver I en liste over mulige leverandører og afvejer fordele og ulemper i forhold til jeres prioriterede liste af krav.
5. Lav en plan for implementering
Bare fordi systemerne er sikret, er det ikke ensbetydende med, at din it-strategi er oppe og i gang. Implementering kræver oplæring og undervisning – i hvor høj grad er afhængig af, hvor omfattende projektet er, og hvilke kompetencer I selv har.
Har I egen it-afdelingen, skal de oplæres, så de fremadrettet kan supportere andre ansatte. Har I ikke en it-afdeling, skal de ansatte oplæres i systemerne, og vide hvem de skal kontakte, hvis der opstår spørgsmål, og så skal der selvfølgelig følges op løbende.
Vær derfor sikker på, at du har tænkt implementeringen ind. Og husk så også at arbejde med at skabe intern afklaring omkring jeres ønsker til ansvarsområder og –snitflader med leverandører allerede her i strategi-fasen. Det vil gøre kontraktforhandlingerne nemmere, når din strategi skal koordineres med eksterne parter.
6. Definer mål
Du er ikke færdig endnu!
Ofte stopper arbejdet med it-strategien, når man har valgt, hvad man vil investere i. Men lige præcis det er også grunden til, at strategien ofte ender med at blive uforholdsmæssig dyr. I stedet for at blive brugt og dermed generere resultater, ender den nemlig ofte med at ligge i skuffen og samler støv.
Jeres it-strategi er ikke komplet, før I har defineret målene med den, og gjort det klart, hvordan de forskellige elementer skal måles. Det kan f.eks. være mål helt ude i de afdelinger, der skal nyde godt af den nye strategi, fx mål for, hvor meget responstiden i salgsafdelingen skal forbedres med det nye CRM-system, hvor meget den øgede oppetid skal genere af salg for webshoppen, når den nye DDoS-beskyttelse indføres eller hvad den redundante remote backup-løsning vil bidrage med af besparelser, mod tidligere erfaringer med at rekonstruere datatab efter servernedbrud .Med definerede mål kommer it-strategien til at hjælpe virksomheden med at holde sig på sporet mod succes og på den måde i sidste ende tjene sig selv ind. Og de giver dig et bedre forhandlingsgrundlag i forhold til direktionen, der skal acceptere dit budget.
Så er det kun at gå i gang med trin 1 og arbejde dig frem derfra. God arbejdslyst.
